Allgemeine Einkaufsbedingungen für Waren und Dienstleistungen
Allgemeine Einkaufsbedingungen der ERFA Maschinenbau GmbH – Stand 01/2026
- Geltungsbereich
Für sämtliche Rechtsgeschäfte zwischen unseren Lieferanten von Waren und/oder anderen Dienstleistern und Unterauftragnehmern (nachfolgend Lieferanten) und der ERFA Maschinenbau GmbH (nachfolgend Besteller) gelten ausschließlich diese Allgemeinen Einkaufsbedingungen.
Maßgeblich ist jeweils die zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses gültige Fassung.
Diese Allgemeinen Einkaufsbedingungen gelten auch für alle künftigen Vertragsbeziehungen, somit auch, wenn bei nachfolgenden oder Zusatzverträgen darauf nicht explizit hingewiesen wird.
Entgegenstehende Allgemeine Verkaufs- oder Lieferbedingungen des Lieferanten sind nicht bindend, es sei denn, diese werden vom Besteller ausdrücklich schriftlich anerkannt.
Für den Fall, dass einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Einkaufsbedingungen unwirksam sind oder es werden sollten, berührt dies die Wirksamkeit der verbleibenden Bestimmungen und der unter ihrer Zugrundelegung geschlossenen Verträge nicht. Die unwirksame ist durch eine wirksame Bestimmung, die ihr dem Sinn und dem wirtschaftlichen Zweck nach am nächsten kommt, zu ersetzen.
Die nachstehenden allgemeinen Einkaufsbedingungen gelten für den gesamten Geschäftsverkehr mit unseren Lieferanten, auch wenn sie bei späteren Verträgen nicht explizit erwähnt werden.
Der Einbeziehung von allgemeinen Verkaufs- oder Lieferbedingungen oder sonstigen allgemeinen Geschäftsbedingungen des Lieferanten wird hiermit ausdrücklich widersprochen.
Dies gilt auch, wenn der Auftraggeber auf eigene Geschäftsbedingungen verweist, selbst wenn diese Abwehr- und/oder Ausschließlichkeitsklauseln enthalten und wir diesen nicht ausdrücklich widersprechen, unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge in der die konkurrierenden Bedingungen von den Vertragspartnern in Bezug genommen werden, es sei denn, diesen wurde schriftlich zugestimmt.
Aus der Annahme der Ware oder Dienstleistung kann nicht auf die Wirksamkeit anderer Bedingungen geschlossen werden.
- Vertragsabschluß
Ein Vertragsabschluß kommt nur zustande, wenn wir auf Ihr Angebot hin eine Bestellung erteilen und hierdurch Ihr Angebot annehmen.
Eine Bestellung gilt erst als verbindlich erteilt, wenn sie von uns schriftlich abgefasst und gegebenenfalls unterschrieben ist.
Bestellungen aus unserem PPS-System heraus sind ohne handschriftliche Unterschrift gültig.
Mündlich oder fernmündlich erteilte Bestellungen sind von uns nur verbindlich, wenn wir sie durch nachträgliche Übersendung einer schriftlichen Bestellung bestätigt haben.
Der Lieferant ist verpflichtet, unsere Bestellung innerhalb einer Frist von 10 Tagen zu bestätigen.
Mit der Bestätigung der Bestellung erkennt der Lieferant an, dass er sich durch Einsicht in die vorhandenen Unterlagen über Art der Ausführung und Umfang der Leistung umfassend unterrichtet hat.
Bei offensichtlichen Irrtümern, Schreib- und Rechenfehlern in den von uns vorgelegten Unterlagen, sind wir an diese nicht gebunden. Der Lieferant ist verpflichtet uns über derartige Fehler in Kenntnis zu setzen, so dass unsere Bestellung korrigiert werden kann. Dies gilt auch bei fehlenden Unterlagen.
Erfolgt innerhalb 10 Tagen keine Bestätigungsmeldung durch den Lieferanten, sind wir zum kostenfreien Widerruf berechtigt.
Abweichungen in Ihrer Auftragsbestätigung hinsichtlich Quantität oder Qualität, Preisbasis oder dergleichen gegenüber dem Inhalt unserer Bestellung sind grundsätzlich unzulässig. Der Inhalt unserer Bestellung ist verbindlich. Wir prüfen Ihre Auftragsbestätigung nicht auf Änderungen gegenüber unserer Bestellung.
Spätere Vertragsänderungen gelten erst als vereinbart, wenn wir sie schriftlich bestätigt haben.
Die in unseren Bestellungen aufgeführte Bestellnummer und die Auftragsnummer sind bei Rechnungsstellung sowie in sämtlichem Schriftverkehr anzuführen, um eine zweifelsfreie Zuordnung zu gewährleisten.
- Rücktrittsrecht
Höhere Gewalt oder Betriebsstörungen, die den betrieblichen Ablauf in unserem Unternehmen wesentlich beeinträchtigen und nicht durch uns verursacht sind, entbinden uns von unseren Abnahmeverpflichtungen.
Wir sind zur fristlosen Kündigung berechtigt, wenn die Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Lieferanten beantragt wird.
Wenn nach Vertragsschluss erkennbar wird, dass unser Lieferanspruch durch mangelnde Leistungsfähigkeit des Lieferanten gefährdet ist, können wir dem Lieferanten eine angemessene Frist bestimmen, innerhalb derer er Zug um Zug gegen Zahlung zu liefern oder Sicherheit zu leisten hat. Bei Verweigerung des Lieferanten oder fruchtlosem Fristablauf sind wir berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten und Schadensersatz zu verlangen.
- Lieferzeit / Lieferfristen
Vereinbarte Liefertermine sind verbindlich.
Lieferfristen laufen vom Datum der Bestellung an. Innerhalb der Lieferfrist muss die Ware an der von uns angegebenen Empfangsstelle eingegangen sein. Der Lieferant ist verpflichtet, uns unverzüglich schriftlich zu informieren, wenn Umstände eintreten oder erkennbar werden, wonach die Lieferzeit nicht eingehalten werden kann.
Vorzeitige Lieferungen sind ohne unsere Zustimmung nicht zulässig.
Lässt sich der Tag, an dem die Lieferung spätestens zu erfolgen hat, aufgrund des Vertrages bestimmen, so kommt der Lieferant mit Ablauf dieses Tages in Verzug, ohne daß es hierfür einer Mahnung unsererseits bedarf.
Im Falle des Lieferverzugs stehen uns uneingeschränkt die gesetzlichen Ansprüche zu, einschließlich des Rücktrittsrechts und des Anspruches auf Schadensersatz statt der Leistung nach fruchtlosem Ablauf einer angemessenen Nachfrist. Insbesondere haben wir nach fruchtlosem Ablauf einer angemessenen Frist das Recht, eine Vertragsstrafe von 0,5 % des Nettobestellwertes pro angefangene Woche, höchstens jedoch 5 % des Nettobestellwertes und/oder Lieferung zu verlangen und oder vom Vertrag zurückzutreten. Eine geleistete Vertragsstrafe wird auf einen etwaigen Schadensersatzanspruch angerechnet. Dem Lieferanten bleibt der Nachweis, dass uns überhaupt kein oder nur ein wesentlich geringer Schaden als der vorstehenden Pauschale entstanden ist. Die Abnahme verspäteter Lieferungen oder Leistungen bedeutet kein Verzicht auf eventuelle Ersatzansprüche.
Teillieferungen sind nur nach Vereinbarung zulässig.
- Versand / Verpackung
Die Ware ist durch geeignete Maßnahmen für den Transport zu schützen. Hierbei ist die ökonomisch günstigste Variante zu wählen. Im Zweifel ist Rücksprache mit uns zu halten.
Jeder Warensendung ist ein Lieferschein beizufügen. Unsere Bestelldaten (insbesondere unsere Bestell.-Nr. sowie die korrekte Firmierung) sind auf allen Versandpapieren anzugeben. Kosten, die durch Nichtbeachtung dieser Versandvorschrift entstehen, gehen zu Lasten des Lieferanten.
Die Gefahr geht erst mit Abnahme durch unsere Empfangsstelle auf uns über.
Angebote für Warenlieferungen Ihrerseits müssen die Kosten für Verpackung und Transport separat ausweisen.
- Preise / Zahlungsbedingungen
Preise für Lieferungen und Leistungen verstehen sich stets rein netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer und einschließlich Verpackung, Fracht, Porto und Transportversicherung.
Vereinbarte Preise sind Festpreise, sofern der Lieferant seine Preise nicht absenkt.
Mindermengenzuschläge und dergleichen müssen Teil Ihres vorhergehenden Angebotes sein und sind nur anerkannt, wenn dies durch unsere Bestellung als akzeptiert dokumentiert ist. Abweichende Forderungen dahingehend im Nachhinein sind grundsätzlich ausgeschlossen.
Tritt bei Langfristverträgen (Verträge mit einer Laufzeit von mehr als 12 Monaten und unbefristete Verträge) eine wesentliche Änderung der Lohn-, Material,- oder Energiekosten ein, so ist jeder Vertragspartner berechtigt, Verhandlungen über eine angemessene Anpassung des Preises unter Berücksichtigung dieser Faktoren zu verlangen. Führen die Verhandlungen nicht zu einer einvernehmlichen Vertragsanpassung, so sind beide Seiten zur Kündigung des Vertrages berechtigt.
Rechnungen sind papierlos in elektronischer Form ausschließlich an unsere Mailadresse
rechnungen@erfa-maschinenbau.de zu senden und dürfen der Warensendung nicht beigefügt werden.
Aus der Rechnung muß ein eindeutiger Bezug zu unserer Bestellung durch Angabe unserer Bestellnummer hervorgehen.
Zahlungen erfolgen erst nach vollständigem Eingang mangelfreier Ware und der Rechnung.
Die Bezahlung durch die ERFA Maschinenbau GmbH erfolgt grundsätzlich mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen.
Insofern Skonto vereinbart ist steht es uns frei, die Zahlung innerhalb der gesetzten Skonto-Frist zu tätigen.
Verzögerungen, welche durch unrichtige oder unvollständige Rechnungsangaben oder eine fehlerhafte Zustellung an uns entstehen, beeinträchtigen keine Skontofristen.
Soweit wir bei Zahlungen an den Lieferanten zum Skontoabzug berechtigt sind, ist für die Berechnung der Skontofrist bei Auseinanderfallen des Eintreffens der Lieferung und des Zugangs der Rechnung das jeweils zeitlich letzte Ereignis maßgebend.
Zahlungen an den Lieferanten bedeuten grundsätzlich keine Genehmigung hinsichtlich der Vertragsmäßigkeit der gelieferten Ware.
Forderungen des Lieferanten gegenüber uns dürfen nur mit unserer schriftlichen Zustimmung an Dritte abgetreten werden. Aufrechnungs- und Zurückbehaltungsrechte stehen uns in gesetzlichem Umfang zu. Wir sind berechtigt, ohne vorherige schriftliche Einwilligung des Lieferanten Forderungen aus dem Vertragsverhältnis an Dritte abzutreten.
Insofern wir den Versicherungsschutz übernommen haben, dürfen Versicherungskosten des Lieferanten nicht Bestandteil des Kaufpreises sein.
- Ursprungsnachweise / umsatzsteuerrechtliche Nachweise / Exportbeschränkungen
Angeforderte Ursprungsnachweise muß der Lieferant mit allen erforderlichen Angaben versehen und ordnungsgemäß unterzeichnet zur Verfügung stellen. Der Lieferant wird uns unverzüglich und unaufgefordert schriftlich unterrichten, wenn die Angaben in den Ursprungsnachweisen für die gelieferten Waren nicht mehr zutreffen.
Entsprechendes gilt für umsatzsteuerrechtliche Nachweise bei Auslands- und innergemeinschaftlichen Lieferungen.
Der Lieferant wird uns unverzüglich informieren, wenn eine Lieferung ganz oder zum Teil Exportbeschränkungen nach deutschem oder sonstigem Recht unterliegt.
- Tätigkeit in unserem Betrieb
Das unaufgeforderte Betreten unserer Gebäude (Hallen und Büros) ist für betriebsfremdes Personal ohne Begleitung von ERFA-Mitarbeitern grundsätzlich untersagt, es sei denn, es liegt für die Personen eine Einzelerlaubnis vor. Personen, die in Erfüllung der Verpflichtung des Lieferanten innerhalb unseres Betriebes tätig sind, unterliegen den Bestimmungen unserer Betriebsordnung und unseren Anordnungen im Hinblick auf die bei uns anwendbaren Unfallverhütungs-, Arbeitssicherheits-, Umwelt- und sonstigen Vorschriften. Gefahrstoffe dürfen innerhalb unseres Betriebes nur nach Abstimmung mit unserem Fachpersonal eingesetzt werden und müssen ordnungsgemäß gekennzeichnet sein.
- Gewährleistung / Mängelhaftung
Gesetzlichen Gewährleistungsrechte stehen uns ungekürzt zu.
Bei anfänglich nicht erkennbaren Mängeln ist es ausreichend, wenn diese binnen zehn Arbeitstagen nach Entdeckung angezeigt werden.
Bei Lieferung fehlerhafter Ware wird dem Lieferanten nach unserer Wahl Gelegenheit zur Mängelbeseitigung oder Ersatzlieferung gegeben. Kann der Lieferant diese nicht durchführen oder kommt er dem nach Aufforderung und Fristsetzung nicht nach, sind wir berechtigt, die Ware auf Gefahr und Kosten des Lieferanten zurückzuschicken sowie uns anderweitig einzudecken. Die gesetzlichen Vorschriften über die Entbehrlichkeit einer Fristsetzung sowie sämtliche gesetzliche Rechte wegen Mängeln einschließlich Rückgriffsansprüchen bleiben unberührt.
Soweit die Lieferung für beide Seiten ein Handelsgeschäft ist, findet § 377 HGB mit folgenden Besonderheiten Anwendung:
Die Ware gilt erst als abgeliefert, wenn wir nach ordnungsgemäßem Geschäftsgang erstmals die Möglichkeit hatten diese zu untersuchen. Im Zweifel ist dies der Zeitpunkt, an dem die Ware zur geschäftsüblichen Öffnungszeit auf unserem Firmengelände eintrifft. Die Übergabe an den Transporteur ist nicht ausreichend. Die Rüge erfolgt rechtzeitig, sofern sie innerhalb einer Frist von fünf Arbeitstagen, gerechnet ab Wareneingang bzw. der ersten Möglichkeit zur Untersuchung, oder bei versteckten Mängeln ab Entdeckung, beim Lieferanten eingeht.
Die Genehmigungswirkung tritt nicht ein, wenn der Lieferant die Qualitätsabweichungen infolge eigener oder zurechenbarer Fahrlässigkeit nicht kannte, bei ordnungsgemäßem Verhalten aber davon ausgehen musste, dass wir die Abweichungen nicht akzeptieren werden.
Mängel, die im Rahmen einer bloßen Sicht- und Identitätsprüfung nicht festgestellt werden können, gelten als verdeckte Mängel.
Bei Fehlfertigung im Falle einer Auftragsbearbeitung in unserem Namen ist unverzüglich eine schriftliche Fehlermeldung an uns zu senden.
Insofern der Lieferant an bereits vorbearbeiteten Produkten der ERFA Maschinenbau GmbH oder an von uns bereitgestelltem Rohmaterialien Fertigungstätigkeiten vornimmt und diese infolgedessen unbrauchbar werden, so haftet der Lieferant nicht allein mit seinem Lieferanteil, sondern in voller Höhe des Wertes der angelieferten Ware. In Abhängigkeit der bereits enthaltenen Wertschöpfung unseres Hauses ist unter Umständen seine entsprechende Haftpflichtversicherung einzubeziehen.
Der Lieferant gewährleistet, dass sämtliche Lieferungen seiner Ware frei von Rechten Dritter sind. Der Lieferant gewährleistet, dass keine Patente oder sonstigen gewerblichen Schutzrechte in der Europäischen Union verletzt werden.
Soweit der Lieferant einem Dritten gegenüber unmittelbar kraft Gesetzes haftet, stellt der Lieferant uns von Ansprüchen Dritter aus etwaigen Schutzrechtsverletzungen frei und trägt alle notwendigen Kosten, die in diesem Zusammenhang entstehen.
Eine Haftung des Lieferanten uns gegenüber tritt nicht ein, soweit der Lieferant die gelieferte Ware nach von uns übergebenen Zeichnungen, Modellen oder diesen gleichkommenden sonstigen Beschreibungen oder Anordnungen hergestellt hat und nicht weiß, dass dadurch Schutzrechte Dritter verletzt werden.
Unsere Gewährleistungs- und Schadensersatzrechte verjähren nach drei Jahren ab Gefahrübergang. Soweit der Lieferant im Rahmen der Mängelhaftung neue Ware liefert oder einzelne Teile an einer Ware nachliefert, beginnt die Verjährungsfrist der neuen Ware oder der gesamten nachgebesserten Ware ab Übergabe dieser neuen Ware oder des einzelnen Bauteils von Neuem. Dies gilt nicht bei Nachlieferungen infolge einer Kulanzregelung.
- Fertigungsmittel
Von uns bereitgestellte Fertigungsmittel (Werkzeuge, Messmittel, Modelle usw.) sowie alle bereitgestellten Unterlagen (Zeichnungen, Daten usw.) sind unser Eigentum und sind uns nach Erledigung des Auftrags unaufgefordert zurückzugeben.
Fertigungsmittel, welche im Rahmen einer unserer Bestellungen vom Lieferanten für die Erbringung der geforderten Leistung angefertigt werden und uns verrechnet werden, gehen in unser Eigentum über und sind uns nach Abwicklung der Bestellung unaufgefordert zu übergeben.
Der Lieferant verpflichtet sich, die von uns beigestellten Fertigungsmittel Dritten nicht zugänglich zu machen. Die Geheimhaltungspflicht hierfür gilt auch nach Abwicklung des zugehörigen Vertrages. Sie erlischt erst, wenn und soweit das in den überlassenen Materialien, Abbildungen, Zeichnungen, Berechnungen und sonstigen Unterlagen enthaltene Fertigungswissen allgemein bekannt geworden ist.
Der Lieferant ist verpflichtet, die Fertigungsmittel und Unterlagen mit einem Hinweis auf unser Eigentum zu versehen und auf seine Kosten gegen Feuer, Wasser, Diebstahl zum Neuwert zu versichern. Auf unsere Anforderung wird der Lieferant das Bestehen entsprechender Versicherungen nachweisen.
Über Beschädigungen der Fertigungsmittel wird uns der Lieferant unverzüglich informieren.
Es ist dem Lieferanten untersagt, ohne unsere Zustimmung mit unserem Auftraggeber in Kontakt zu treten.
- Geheimhaltung
Jeder Lieferant wird alle von uns bereitgestellten Unterlagen und Kenntnisse, die er aus der Geschäftsverbindung erhält, nur für die gemeinsam verfolgten Zwecke verwenden und mit der gleichen Sorgfalt wie entsprechende eigene Unterlagen und Kenntnisse gegenüber Dritten geheim halten, wenn der andere Vertragspartner sie als vertraulich bezeichnet oder an ihrer Geheimhaltung ein offenkundiges Interesse hat. Diese Verpflichtung beginnt ab erstmaligem Erhalt der Unterlagen oder Kenntnisse und endet 36 Monate nach Ende der Geschäftsverbindung.
Die Verpflichtung gilt nicht für Unterlagen und Kenntnisse, die allgemein bekannt sind oder die bei Erhalt dem Vertragspartner bereits bekannt waren, ohne dass er zu diesem Zeitpunkt zur Geheimhaltung verpflichtet war.
- Gerichtsstand / Erfüllungsort
Für alle Rechtsbeziehungen zwischen dem Lieferanten und uns gilt, auch wenn dieser seinen Firmensitz im Ausland hat, ausschließlich deutsches Recht.
UN Kaufrecht (CISG) wird hiermit ausdrücklich ausgeschlossen.
Gerichtsstand und Erfüllungsort für Kaufleute ist Neu-Ulm.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Einkaufsbedingungen unwirksam sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt.
Elchingen, 20. Januar 2026